En tant que freelance, il est absolument capital de bien gérer son planning. Travailler de la maison a des avantages certains, mais cela peut vite tourner au cauchemar sans un minimum d‘encadrement. Afin d’organiser son temps en télétravail au mieux, il est nécessaire de faire preuve d’anticipation et de classer ses tâches par priorité. Pour réduire efficacement le stress du travail à domicile, nous vous livrons 5 conseils de gestion du calendrier.

1. Définir ses priorités en amont

Le premier conseil à garder à l’esprit dans l’organisation de son temps est la gestion des priorités. Bien que cela puisse sembler logique, il vous faudra toujours garder à l’esprit de traiter vos tâches les plus urgentes en premier lieu. Mais la réflexion peut aller bien plus loin.

À chaque nouvelle tâche que vous intégrez dans vos objectifs, il vous faudra déterminer à l’avance le temps nécessaire à sa complétion. En effet, une mission confiée pour le mois prochain peut sembler lointaine et facilement réalisable dans les temps. Cependant, une mauvaise anticipation pourrait vous mener à un retard. La base de votre réflexion devra donc être l’alchimie fine entre la priorité de chaque tâche et son temps de réalisation.

Ce conseil est applicable aux missions, mais également à la gestion de vos tâches courantes ou d’administration. Par exemple, les tâches liées à votre comptabilité pourront être planifiées afin de ne pas bousculer vos missions prioritaires.

Selon une étude Hub Video sur le télétravail, les distractions sont particulièrement nombreuses et peuvent mener à un décrochage très rapidement.
Une mauvaise anticipation ou une situation de course sont des facteurs susceptibles de conduire à ces situations de distraction.

⏩ Pour aller plus loin, vous pouvez consulter notre article E-writers portant sur la gestion du temps et des priorités.

2. Anticiper l’activité chaque mois

Pour aller de pair avec notre premier conseil, notre deuxième indicateur de l’optimisation du planning se porte sur l’anticipation de l’activité. En effet, organiser son temps de travail passe nécessairement par l’évaluation de la masse de travail. Si vous êtes un salarié en télétravail, cette charge est définie par votre employeur et vous n’aurez que peu d’impact à ce sujet.

En revanche, si vous êtes un freelance, vous devez impérativement organiser votre charge de travail de telle sorte à pouvoir rendre vos missions dans les temps. Il n’y a rien de plus insatisfaisant pour un client que de voir son prestataire prendre du retard dans ses tâches ! C’est d’ailleurs l’un des motifs d’insatisfaction client mis en avant dans cet excellent article de BPI France.

En poursuivant sur la lancée de votre gestion des priorités, vous devriez donc avoir établi une analyse sommaire du temps nécessaire à la réalisation de chaque mission. Lors de la prévision de votre mois M+1, nous vous conseillons de prévoir le temps global pour chaque mission.

Rajoutez à cette valeur vos tâches administratives, comptables et d’éventuelle prospection. Le rendu de ce calcul vous permettra de déterminer le temps que vous pourrez consacrer à des missions exceptionnelles durant le mois. En respectant ce schéma, vous pourrez ainsi anticiper votre charge de travail à venir.

3. Tenir un calendrier pour organiser son temps en télétravail

On nous apprend à noter les tâches à l’avance dans un cahier de textes ou un agenda depuis l’école primaire. Ce n’est pas pour rien ! Le calendrier est la clé de voute d’une bonne gestion du temps. S’il nous était déjà utile à l’école pour anticiper nos tâches, il l’est encore plus dans la vie active en tant que freelance pour découper ses journées.

Au-delà du besoin d’organiser son temps pour des questions pratiques, il faut aussi prendre en compte que vous ne passerez pas 15 heures par jour à travailler. Théoriquement, cela est possible, mais ce cas reste très rare.

Selon une étude du JDN et de Randstad, 68% des freelances travaillent entre 30 et 50 heures par semaine. Il vous faut donc découper ces quelques heures en des instants optimisés.
La meilleure méthode pour parvenir à ce résultat est tout bonnement de tenir un calendrier. La planification vous prendra peut-être une petite heure, mais vous permettra d’anticiper pleinement toute votre semaine à venir et de déterminer quelles tâches devront être réalisées chaque jour.

Ce mode opératoire présente deux avantages : vous serez à jour de vos priorités de mission, tout en gérant efficacement votre nombre d’heures de travail journalier. Avec le calendrier, plus de procrastination et de temps perdu à ne pas savoir quelle tâche entamer !

Petit bonus : si vous parvenez à la fin de vos tâches plus tôt que prévu par vos horaires, vous pourrez même vous attribuer une fin de journée précoce !

Pour en profiter, découvrez ces conseils pour décompresser après une journée devant un écran.

4. Prévoir ses rendez-vous à l’avance

Par complémentarité avec notre point précédent, ce quatrième conseil vous propose de fixer vos rendez-vous à l’avance. Dans sa gestion quotidienne du temps, le freelance doit savoir prendre le temps nécessaire au client pour comprendre son activité. Cette phase de découverte et d’acclimatation passe le plus souvent par la prise d’un rendez-vous, que celui-ci soit physique ou téléphonique.

Cependant, il peut parfois être compliqué de caler des rendez-vous si vous n’avez pas de planning sous les yeux. Vous posez une date, vous rendez compte qu’elle ne convient pas, et demandez au client un changement. Cette attitude n’est pas professionnelle Pour pouvoir rester serein et concentré sur votre activité, prévoyez vos rendez-vous en accord avec votre planning.

Lorsqu’un client vous demande un rendez-vous ou que vous prévoyez de lui en proposer un, assurez-vous de saisir votre planning sous les yeux et de proposer une date conforme à vos disponibilités et votre charge de travail.

Au bout du fil, vous avez nécessairement un autre professionnel dont l’agenda est tout autant chargé que le vôtre : il ne sera donc pas surpris que vous lui proposiez une date à une ou deux semaines.

⏩ À lire aussi : les conseils à suivre pour gérer le stress au travail.

5. Fixer un rythme et s’y tenir

Enfin, notre dernier conseil vient chapeauter l’ensemble des points que nous avons vus précédemment. Vous aurez compris que la principale règle pour organiser son temps est d’anticiper, analyser et prévoir tous les scénarios possibles.

Maintenant que vous avez ces idées en tête et que vous allez commencer à suivre votre planning, il vous reste une règle élémentaire à appliquer : fixez-vous un rythme et tenez-le. Selon certaines études, la répétition des tâches permet d’améliorer la productivité de celles-ci, tout en simplifiant le processus de mémorisation.

Autrement dit, au plus vous effectuerez les mêmes missions, au plus vous serez performants. Cette consigne est également applicable à votre planning ! En répétant les conseils cités précédemment, vous finirez par en faire des automatismes. Ces mêmes automatismes contribueront à vous permettre de devenir plus fins dans votre organisation du temps.

À terme, vous gagnerez nécessairement en productivité ! Cela vous permettra également de rester concentré de manière plus efficace sur votre travail, car il deviendra moins exigeant pour votre cerveau.

⏩️ Cette recommandation peut se placer en complément de notre article E-writers sur les clés de la réussite.

L’application régulière de nos 5 conseils vous permettra d’établir un rythme quotidien stable et intelligent. Ce dernier est indubitablement la clé pour organiser son temps en télétravail efficacement. N’oubliez pas que ces cinq astuces ont leur importance et interagissent entre elles.

Pour lire davantage de conseils liés au travail de freelance, vous pouvez consulter les autres articles « boulot » de E-writers.

Thomas Vandewalle, pour E-Writers
Article rédigé lors du cursus de formation en rédaction web chez FRW.
Article relu par Nicolas, tuteur de formation chez FRW.

Sources :