« Je ne me suis pas arrêtée de la journée et je n’ai même pas réussi à faire toutes les choses que j’avais à faire… » Vous vous reconnaissez ? Nous connaissons tous ces périodes où nous aimerions que les journées durent plus de 24 h. Certaines personnes cherchent alors des solutions pour être plus productives au travail, mais aussi dans leur vie privée. David Allen en fait partie. Il a développé un système de gestion des tâches appelée la méthode GTD (Getting Things Done), ou comment réussir à accomplir toutes les actions prévues. Cela vous intéresse ? Nous vous expliquons son approche pour gagner en productivité sans stresser.

La méthode GTD : définition

Qu’est-ce que la méthode Getting Things Done ? Il s’agit d’une technique d’organisation. La personne à l’initiative de cette méthode de gestion est David Allen, conseiller en productivité américain et auteur du livre Getting Things Done. Le principe clé consiste à tout répertorier à travers des listes afin de libérer notre esprit. Cela permet de réduire le temps passé à essayer de se remémorer telle ou telle tâche ou idée à laquelle nous avions pensé.

Vous savez, ce moment où vous vous souvenez que vous deviez faire quelque chose avant de rentrer à la maison, mais impossible de vous rappeler de quoi il s’agit ? Ou encore, vous êtes sur le point de vous endormir et vous vous rendez compte que vous avez oublié de répondre à l’e-mail de Martine pour la réunion de demain ?

La méthode GTD peut vous aider à structurer vos pensées afin de mieux maîtriser le flux de travail et de terminer les tâches à accomplir de manière sereine. Cette technique consiste notamment à arrêter de croire que votre cerveau peut se souvenir de tout. Rédiger des listes permet à votre esprit de mieux se concentrer sur l’action en cours, sans vagabonder dans votre boîte à idées imaginaire. Cependant, beaucoup d’entre nous le savent, faire une énumération écrite ne suffit pas toujours pour accomplir toutes les tâches prévues. David Allen divise ce système d’organisation en 5 parties distinctes et avec un ordre précis.

Les 5 étapes pour mieux s’organiser

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Mieux s’organiser dans sa vie professionnelle et personnelle grâce à la méthode Getting Things Done.

Étape 1 : collecter les tâches

Dans un premier temps, notez toutes les choses à faire et vos idées afin de libérer votre esprit. Si vous êtes en train d’accomplir une tâche et qu’une pensée vient perturber votre concentration, écrivez-la. Vous ne vous soucierez plus de l’oublier et pourrez vous focaliser sur celle en cours. Nous verrons ensuite comment structurer toutes ces informations grâce à différents outils d’organisation.

À savoir : ne tentez pas de classer ou de hiérarchiser vos notes à cette étape.

Étape 2 : traiter les informations

Toutes ces informations sont désormais devant vous, il est temps de les traiter selon le système GTD. Dans quel contexte s’inscrit cette tâche ? Est-elle actionnable ou non ? Cela requiert-il plus de 2 minutes ?

Celles qui ne sont pas réalisables seront supprimées ou classifiées dans les listes « peut-être/un jour » ou « conserver comme référence ».

Pour les tâches que vous pouvez mettre en action, nécessitent-elles plus de 2 minutes ? Sinon, faites-les immédiatement. Autrement, classez-les selon l’étape suivante.

Étape 3 : organiser les actions

Vos listes sont maintenant plus précises. Cependant, il est important de les créer de manière logique et organisée.

La méthode GTD recommande de ne noter sur un calendrier que les rendez-vous et les dates butoirs. Chaque idée comportant plusieurs actions à mettre en place est considérée comme un projet. Il est donc préconisé de créer une liste pour chacun de ces derniers. Notez leurs délais dans votre calendrier, puis chaque tâche qui y est liée dans une liste contextuelle. Par exemple, vous pouvez établir une énumération des actions à déléguer en lien avec celui-ci.

Étape 4 : réviser les missions

Il est important de faire le point sur vos listes et sur votre calendrier. Chaque jour ou chaque semaine, choisissez ce qui fonctionne pour vous. Vous ferez ainsi le bilan des étapes réalisées et de celles en cours. Quelle satisfaction de voir les missions accomplies et ses projets avancés !

C’est aussi le moment de les mettre à jour si nécessaire. N’oubliez pas, le but est de libérer votre esprit afin de maximiser votre productivité sans aucun stress.

Pensez également à revenir sur vos listes « peut-être/un jour » ou « conserver comme référence ». Il se peut qu’elles évoluent et que certains projets soient aujourd’hui d’actualité.

Étape 5 : exécuter les tâches

Cette étape est cruciale. Il est indispensable de prendre en compte les « 4 critères de décision ».

Le contexte

Vous avez maintenant rédigé des listes contextuelles. Pour gagner en efficacité, il est primordial que vous analysiez la situation dans laquelle vous vous trouvez. Vous n’allez pas appeler votre meilleur ami pour lui souhaiter son anniversaire alors que vous êtes dans une salle d’attente par exemple.

Le temps disponible

Commencez une tâche en prenant en compte le temps dont vous disposez. Vous n’avez que 15 minutes devant vous ? Débuter l’analyse d’un rapport n’est sûrement pas la meilleure idée ! En revanche, prendre rendez-vous chez le dentiste nécessite moins de temps.

L’énergie du moment

Notre énergie varie au cours de la journée, il est primordial de considérer cet aspect pour augmenter votre niveau de productivité. Vous êtes plus concentré le matin ? Préparez cette importante présentation à ce moment-là et faites vos courses l’après-midi !

Les priorités

Grâce à votre calendrier et à votre liste « urgent », vous connaissez les missions à accomplir en priorité. Regardez-les avant de commencer une nouvelle tâche. Acheter le cadeau pour l’anniversaire de Martin qui a lieu dans 3 jours semble plus pressant que de prendre les billets d’avion pour les vacances dans 6 mois.

➡️ Une passion peut venir également dévorer vos journées ou vous aidez à vous concentrer. Découvrez notre article « Amour des petites briques : LEGO séduit les adultes en quête de ludisme ».

Les outils utiles pour mettre en pratique la méthode GTD

Maintenant que vous avez compris le mode de fonctionnement de la méthode GTD, vous vous demandez peut-être comment mettre tout cela en place. Est-il conseillé de tout écrire sur un agenda, dans un cahier ou encore via un outil numérique ?

Certaines personnes préfèrent un support papier alors que d’autres ont tendance à favoriser les outils digitaux. Ces derniers offrent l’avantage d’être consultables n’importe où et n’importe quand.

Pour les minimalistes, un simple agenda suffira. Autrement, les Bullet Journals peuvent s’avérer très pratiques parmi les outils GTD. Ils permettent d’avoir une vision claire et organisée. Certains sont même personnalisables pour encore plus d’optimisation.

Vous pouvez aussi opter pour un fichier Excel ou bien un outil de prise de notes en ligne comme Evernote. Le logiciel Notion est idéal pour les geeks de la planification numérique. Il offre non seulement des perspectives d’organisation personnalisées et illimitées, mais va beaucoup plus loin. Au fur et à mesure du temps et avec toutes les informations que vous y ajoutez, il se transforme en une énorme base de données et un gestionnaire de tâches ultra performant. Certains utilisateurs vont jusqu’à le comparer à un « deuxième cerveau ».

Avantages et inconvénients de ce système de gestion des tâches

Parmi les inconvénients de cette méthode, sa prise en main revient régulièrement. Se familiariser avec ce concept et s’habituer à noter tout ce qui nous passe par la tête requiert une phase d’adaptation.

Un autre point faible est que la gestion des priorités est mise au second plan. L’objectif principal de la méthode GTD consiste à libérer votre esprit afin d’être plus efficace. Toutes les tâches ne sont donc pas notées sur un calendrier. Cela peut être un frein pour les personnes ayant du mal à gérer les priorités. Hiérarchiser n’est pas l’objectif de ce système de gestion des tâches. Le calendrier est uniquement utilisé pour répertorier les rendez-vous et les dates butoirs. Seule l’étape « réviser » est faite pour garder un œil sur l’avancement des actions à réaliser.

L’efficacité et la fiabilité de la méthode GTD sont néanmoins reconnues et cette technique compte de nombreux adeptes.

Ne pas avoir de plan d’action journalier ou hebdomadaire est un atout pour certaines personnes. Elles le perçoivent comme un aspect offrant davantage de liberté et moins de stress.

Les listes contextuelles incitent à réaliser une tâche au moment le plus opportun (selon les 4 critères d’exécution) et d’être ainsi plus efficace. Elles donnent également une vision plus claire conduisant à une meilleure organisation. La division des projets en sous-listes les rendent plus réalistes et accessibles.

Enfin, un des avantages les plus évidents de la GTD est la baisse de la charge mentale. En notant toutes vos idées et tâches à accomplir, votre esprit s’éparpille moins. Votre concentration et votre productivité augmentent alors automatiquement.

Nous avons tous une montagne d’actions à réaliser et d’idées qui nous passent par la tête. La méthode GTD s’inscrit comme une technique de développement personnel afin de mieux optimiser son temps et gagner en efficacité sans stresser. Pensez-vous que cette méthode puisse vous aider ? Dites-le-nous en commentaires !

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Paulyne Sombret pour e-Writers
Article rédigé lors du cursus de formation en rédaction web chez FRW.
Article relu par Élodie, tutrice de formation chez FRW.

Sources :