Optimiser son temps et prioriser ses actions en 3 points essentiels

Combien de fois avez-vous rêvé d’avoir des journées de 48 h ? Vous est-il déjà arrivé de vous sentir noyé par le flot des tâches sur votre to-do-list ? La gestion du temps s’envisage à travers nos différents moments de vie : liés à l’intime, au professionnel, au divertissement, etc. Lorsqu’on est entrepreneur, la frontière entre ces cycles quotidiens est poreuse. Être à son compte signifie souvent exercer son métier et celui de commercial, responsable communication, directeur financier, etc. Solo-entrepreneur, vous êtes sur tous les fronts. Pourtant, vous ne pouvez pas tout faire simultanément. L’essentiel est d’organiser votre agenda en fonction de vos priorités. L’absence de hiérarchisation des actions mène à la procrastination. Sans elle, notre emploi du temps n’est pas optimisé et nous manquons d’efficacité au travail. Finalement, nous n’accomplissons pas nos ambitions. Il n’existe pas de recette miracle concernant la gestion du temps et des priorités. Cependant, des méthodes d’organisation et des outils performants aident à planifier son activité. Trouver un rythme efficace pour soi favorise la concrétisation des projets. Si vous êtes submergé par la liste des sujets à traiter et ne savez plus par où commencer, les étapes ci-dessous sont à tester d’urgence.

1. Définir sa vision et ses objectifs

Visualiser le but

Comme dans un bateau, il est important de se fixer un cap pour naviguer. Évidemment, la tempête aura tôt fait de dévier votre itinéraire de départ. Ce sont les aléas de la vie de navigateur ou d’entrepreneur… Néanmoins, sachez où vous voulez arriver avant de partir.
Décrivez votre aspiration. Celle qui vous transporte à six mois ou un an. Interrogez-vous :

•         Où vous voyez-vous l’année prochaine ?
•         Comment se déroule votre journée idéale ?
•         Qui sont vos clients ?
•         Quelle est votre rémunération ?

Les outils de la pensée visuelle sont intéressants pour faire l’exercice. Le vision board, physique ou numérique, aide à se projeter à travers des images. Collectez et organisez les photos, dessins, pictogrammes et mots reflétant les résultats et émotions recherchés. Conservez le fruit de votre travail comme source de motivation.

Découper les objectifs

Une fois l’horizon clair, découpez cette visée en objectifs annuels, trimestriels, puis mensuels. Fixez-en un par mois.

• Quels sont les jalons à franchir pour atteindre ce dernier ?
• Transformez-les en activités clés.

Prenons un exemple. Ce trimestre, une de vos ambitions est de confirmer le profil d’un client cible. Une étape durant le premier mois peut être de définir ce persona. Des opérations à planifier sur les quatre semaines sont entre autres : effectuer 5 entretiens qualitatifs auprès de la cible ou démarcher des prescripteurs. Ensuite, vous listez précisément les micro-tâches induites.

Suivre la méthode SMART

Rappelons qu’un objectif doit respecter les critères suivants :

•         Spécifique. Soyez précis. Préférez « Doubler les inscriptions à ma prochaine formation » à « augmenter ma clientèle ».
•         Mesurable. Par quel indicateur allez-vous juger le résultat (chiffres d’affaires, taux de conversion, etc.) ?
•         Atteignable. Avez-vous les compétences ou les moyens financiers nécessaires pour l’atteindre ?
•         Résonnant. Est-ce cohérent et aligné avec la mission de votre entreprise ?
•         Temporellement défini. Quelle est la date limite pour y parvenir ?

Lorsque la destination est précisée, passez à la manœuvre. Vient alors la question « par où commencer ? ».

⏩ A lire également : « 6 conseils pour développer son mindset d’entrepreneur »

2. Gestion du temps et des priorités : tester des procédés efficaces

Reconnaître la valeur des tâches

Prenez vos activités pour les deux prochaines semaines. Quelles sont celles qui vous rapprochent le plus de vos objectifs ?
Décidez s’il est plus judicieux de créer votre logo ou de contacter une personne intéressée par votre offre. En vendant une prestation, vous pourrez sous-traiter la création de votre identité visuelle.
Si votre intention est de développer votre portefeuille de clients, un rendez-vous de conversion est prioritaire sur un entretien de suivi.
Vérifiez régulièrement votre état d’avancement et dénouez les points de blocage.
Sachez aussi distinguer selon la loi de Pareto, les 20 % de vos actions qui apportent 80 % des résultats.

Ordonner ses activités

La matrice d’Eisenhower facilite la classification des tâches selon leurs caractères d’urgence et d’importance.
Exécutez aujourd’hui ce qui relève des deux critères. Exemple : la réponse à un appel d’offres.
Pouvez-vous déléguer l’urgent / non important ? Du type échéance administrative à respecter.
Il faut accorder une vigilance accrue au non urgent / important. Ces travaux vous rapprochent de votre dessein mais n’ont pas de date butoir à court terme. Programmez-les dans votre agenda. Prévoyez des créneaux pour concevoir une formation ou réviser votre ciblage. Anticipez ces efforts stratégiques avant qu’il ne soit trop tard.
Pour ce qui ne revêt aucun des deux aspects, envisagez de le supprimer. Soulagez votre charge mentale.

Expérimenter des méthodes spécifiques

D’autres principes proposent de passer d’un mode projets à un mode tâches. La méthode « Getting Things Done » part du postulat que le cerveau est fait pour penser et non pour se souvenir. Elle propose un ordonnancement différent selon cinq phases : collecter, traiter, organiser, réviser, agir.
Ainsi, catégorisez vos engagements et exécutez tout de suite ceux qui prennent moins de 2 minutes. Profitez de l’énergie mobilisée par une opération pour en accomplir d’autres similaires. À la suite d’un rendez-vous téléphonique, poursuivez la liste des appels, quitte à changer de thématique.

Planifier et suivre ses actions

Il est intéressant d’avoir une vue globale du projet. Un macro-planning favorise la prise en compte des échéances et l’interdépendance des opérations. Un rétroplanning est matérialisable sur Excel. Des logiciels gratuits créent facilement un diagramme de Gantt.
Pour piloter votre entreprise de manière efficiente, il existe des outils inspirés des méthodes agiles et notamment Kanban. Le tableau blanc permet de lister et cartographier les flux. On le retrouve fréquemment scindé en trois parties « à réaliser », « en cours », « réalisé ».
Ce format est pratique pour ressentir la satisfaction de valider des étapes. Il s’effectue sur un panneau blanc avec des post-it ou via des applications comme Trello, Asana ou Notion. Ces dernières sont utiles pour assigner des missions, insérer des deadlines et des rappels.

Pour les moins connectés, le bullet journal est un agenda amélioré. Des symboles aident à visualiser les choses à faire. Pensé comme un objet créatif et beau, il a aussi pour vertu de susciter la motivation.

Vous connaissez votre cap. Vous avez les outils pour naviguer vers celui-ci. Désormais il vous faut des instruments pour vérifier votre direction. Et réajuster si besoin.

📺 Ce tutoriel présente l’outil Notion pour s’organiser

3. Mesurer son temps et trouver son rythme

Calculer le temps passé

En premier lieu, pour optimiser son temps, il faut le quantifier. Quand on fait ce que l’on aime, on ne le voit pas passer. Déterminez-le pour chacun de vos actes. Ce sera un appui pour fixer vos prix et ajuster votre organisation. Utilisez votre montre ou des applications comme Toggl ou Clockify. Elles proposent de jolis tableaux de bord.

Adopter des solutions créatives pour booster son efficacité

La technique du pomodoro est pertinente pour affûter son attention et sa performance. La « tomate » en italien rappelle le minuteur de cuisine. L’idée est de respecter des cycles de travail de 25 minutes. Éteignez toutes vos notifications. Après une première séquence, faites une pause de 5 minutes. Passez à un autre sujet et concentrez-vous de nouveau pendant 25 minutes. Recommencez quatre fois. Puis détendez-vous une heure. Cette méthode redynamise quand la motivation manque.

Trouver son rythme

Fixez la vitesse de croisière qui vous convient et assumez vos choix. Fiez-vous, également, à votre métabolisme. Privilégiez les projets créatifs le matin si votre mental est plus disponible. Inspirez-vous de la chronobiologie : prévoir l’activité la moins énergivore durant la digestion.
Mettez en place des routines. On a coutume de dire qu’au bout de 3 semaines, un agissement devient une habitude.

Identifier les voleurs de temps

Apprenez à dire « non ». Ce n’est pas simple, mais gérer ses relations est une aptitude que doit développer l’entrepreneur. Dans son livre « La semaine de 4 h », Tim Ferris prodigue des conseils pour éviter les sollicitations non nécessaires.
Êtes-vous tenté de réagir à chaque email dès réception ? Si oui, demandez-vous si l’automatisation de certaines réponses est possible. Il peut aussi être judicieux de choisir un moment dédié pour les traiter.

Le cap est défini, la trajectoire et les outils de mesure également. Place au « test and learn ». Essayez des solutions et faites le point sur ce qui fonctionne ou non.

« Le temps se rétrécit ou semble s’accélérer à mesure qu’approche la date du but à atteindre. » Éric Tabarly, grand navigateur.

Cette notion est complexe à appréhender. Entrepreneur, vous avez une mission à accomplir. Attention à remplir votre navire de l’indispensable avant le superflu. Dans le cas contraire, il risque de ne plus y avoir de place.
Alors, à l’abordage ! Quelle est votre prochaine action prioritaire ? Engagez-vous dans les commentaires !

Sources :

Article Les Échos : « Une méthode pour mieux s’organiser et booster son efficacité »

Déborah Castelin, pour e-Writers

Article rédigé lors du cursus de formation en rédaction web chez FRW

Article relu par Andrée Halçaren, tutrice de formation chez FRW