Vous sentez-vous tout le temps débordé(e) ? Stress, épuisement, irritabilité, insomnies… Et si c’était lié à une mauvaise maîtrise de votre emploi du temps ? Vous le savez déjà, le cerveau a tendance à jouer au paresseux et à choisir la facilité. Il est sollicité de toute part et en permanence (réseaux sociaux, notifications, télé, etc.). Si rien n’est planifié, votre emploi du temps peut facilement se remplir par le monde extérieur et vous faire perdre du temps. Trouver une bonne méthode d’organisation permet donc de lutter efficacement contre l’inconfort émotionnel, aussi bien dans votre vie professionnelle que personnelle. Apprendre à s’organiser n’est donc pas une perte de liberté. Les contraintes étant choisies, vous pouvez jouir de votre temps comme vous le souhaitez et améliorer votre productivité. Mais alors, comment faire en pratique ? Par quoi commencer ? Voici quelques conseils pour vous aider à mettre de l’ordre dans vos idées.
Apprendre à se connaître pour trouver la bonne méthode d’organisation
Avant de choisir un outil ou une méthode d’organisation, il est primordial d’apprendre à se connaître. Faire le point sur vos envies, vos limites et vos valeurs va inévitablement accroître votre motivation. De la même manière, prendre du recul sur vos points forts et vos points faibles vous aidera à choisir la méthode d’organisation la plus adaptée. Posez-vous quelques questions essentielles : Quels sont vos moments de pics ou de creux ? Dans quel(s) endroit(s) vous sentez-vous pleinement concentré ? Êtes-vous plutôt du matin ou de l’après-midi ?
Vous connaissez ainsi les éléments et événements qui peuvent vous perturber (le bruit, la lumière, la température…) et avez plus de chance de faire les bons choix d’organisation. Se connaître permet aussi de mieux maîtriser son stress et cela se ressentira sur votre comportement, votre humeur et votre concentration.
Déterminer ses objectifs professionnels et personnels
Les objectifs sont indispensables pour avancer. Mais pour qu’un objectif soit efficace, il doit impérativement être clair et précis. S’il est trop vague, il a peu de chance de stimuler votre cerveau alors que s’il est précis, il est plus facile de visualiser sa réalisation. Les actions à mettre en œuvre pour y parvenir vous paraîtront beaucoup plus cohérentes. Peu importe le support, que ce soit dans votre agenda, votre journal intime, un bullet journal ; il est important d’écrire vos objectifs pour rester motivé(e).
Par exemple, selon la méthode SMART, chacun des objectifs doit être :
- Spécifique : votre objectif est-il assez clair et précis ?
- Mesurable : est-il quantifiable, mesurable ou chiffrable ?
- Atteignable, Acceptable et Ambitieux : vos moyens sont-ils à la hauteur de votre ambition ?
- Réaliste : l’objectif est-il pertinent et accessible par rapport à votre situation ?
- Temporellement défini : avez-vous fixé une deadline pour la réalisation de celui-ci ?
Planifier ses activités pour optimiser son temps
Les systèmes de gestion
Le fait de mettre en place, tous les jours, un plan d’action concret va permettre de limiter la charge mentale. Pour cela, il existe de très nombreuses méthodes et outils d’organisation à votre disposition. Quelle que soit la méthode de planification et de suivi des actions utilisée, il est indispensable de l’appliquer quotidiennement pour être certain(e) de son efficacité. La plus connue d’entre elles est la méthode GTD. Celle-ci constitue une excellente base pour structurer vos pensées et découper les objectifs en plusieurs micro-actions. Pour autant, cette méthode ne permet pas de hiérarchiser les tâches.
La hiérarchisation des tâches
En général, si vous procrastinez, c’est que vous ne savez pas par quoi commencer ! Pour se rassurer, on peut avoir besoin d’identifier l’ordre des actions à réaliser. Si c’est votre cas, la matrice d’Eisenhower est peut-être votre future alliée. Dans celle-ci, 4 familles d’action se distinguent :
- urgentes et importantes ;
- non urgentes et importantes ;
- urgentes et non importantes ;
- non urgentes et non importantes.
Il peut être intéressant de mettre en place une stratégie de priorisation (ou d’élimination) des tâches, surtout lorsque l’on sait que selon la loi de Pareto, 80 % des résultats sont le fruit de 20 % des actions.
La gestion de l’imprévu
On ne vous apprend rien, les imprévus sont imprévisibles… Ils peuvent surtout devenir un véritable cauchemar et bousculer toute votre organisation. Il est donc indispensable de dégager du temps pour les traiter. Réserver 20 à 30 % de votre temps pour gérer les imprévus est un bon moyen de garder la tête froide et gagner en zénitude pour réaliser vos tâches urgentes.
Organiser son espace de travail pour être plus productif
Créer un environnement propice à la productivité est indispensable pour rester concentré. Un bureau désorganisé, des dossiers mal rangés ou des mails mal triés peuvent vous faire perdre énormément de temps. Votre cerveau se disperse plus facilement. Organiser son espace de travail physique et virtuel est indispensable pour garder le cap en toute circonstance. Adoptez une approche minimaliste et apprenez peut-être à vous détacher de ce dont vous ne vous servez pas tous les jours. Faites le ménage et triez votre espace pour vous sentir bien. Si le rangement n’est pas votre fort, la méthode des 5S peut vous aider aussi bien au travail qu’à la maison : débarrasser, ranger, nettoyer, maintenir en ordre et recycler.
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Apprendre à s’organiser en s’accordant du temps
Eh oui… apprendre à s’organiser, c’est aussi apprendre à décompresser. Tout est question d’équilibre : un esprit libéré est forcément plus productif. Prendre du recul est essentiel, il arrive même que nos meilleures idées émergent après s’être accordé une petite pause. La méthode « Pomodoro », qui consiste à faire des pauses toutes les 25 minutes, fait partie des techniques les plus utilisées. C’est un moyen ultra efficace pour optimiser le temps travaillé ! Ne culpabilisez donc plus de faire des pauses.
Mais surtout, évitez de grignoter sur votre temps personnel, car ces moments méritent d’être préservés et protégés. Ils sont même nécessaires pour améliorer votre productivité. Chérissez votre séance de sport, appréciez les 5 minutes de méditation que vous vous accordez. Si vous avez des enfants en bas âge, s’initier au batch cooking pour bébé est un bon moyen d’apprécier pleinement son temps libre après le boulot ou pendant la pause déjeuner.
Adopter une routine organisationnelle personnalisée
Il existe une méthode de développement personnel bien célèbre qui met la routine matinale à l’honneur : Le Miracle Morning d’Hal Elrod. Ses Life SAVERS incitent à se lever plus tôt pour se recentrer sur soi et ses objectifs. Pratiquer un sport, la méditation, la lecture, l’écriture et la visualisation avant même que la journée ne commence devient alors possible.
Mais, quelle qu’elle soit, une routine est totalement flexible, facile à adapter à vos envies, votre personnalité, vos contraintes et vos objectifs. D’où la nécessité, encore une fois, de bien se connaître pour pouvoir bénéficier de tous ses bienfaits. En général, l’être humain est plus efficace pour les tâches analytiques le matin. À la fin de la journée, il est donc préférable de privilégier les activités créatives (dessiner, peindre, faire de la musique, etc.).
Déléguer certaines tâches pour ne plus perdre de temps
Si vous êtes chef d’entreprise, déléguer certaines tâches peut être un véritable levier pour atteindre vos objectifs. Vous profitez de ce temps gagné pour vous focaliser sur votre domaine d’expertise et vous occuper un peu plus de vos priorités. Qu’on se le dise, il ne s’agit pas d’un exercice simple. Pour certains, il est très difficile de déléguer, mais c’est nécessaire si vous voulez motiver vos collaborateurs au travail. En déléguant certaines responsabilités, vous leur offrez la possibilité de prendre des initiatives, de trouver un sens à ce qu’ils font. En d’autres termes, en leur montrant que vous avez confiance en eux, vous les valorisez.
Vous avez maintenant toutes les clés pour déterminer quelle méthode d’organisation est faite pour vous. Vous allez voir, apprendre à s’organiser n’a rien de bien compliqué. Tester, combiner et personnaliser les méthodes et outils d’organisation peut vous permettre d’améliorer votre quotidien.
⏩ Pour aller plus loin, Notion est un très bon outil d’organisation dématérialisé :🔧 Tuto Notion – Nouvel outil indispensable des Rédacteurs Web ?
Sources :
https://everlaab.com/category/productivite/
Mieux s’organiser au travail, Emilie Amic
The morning miracle, Hal Elrod
Jennifer Peltier, pour e-Writers
Article rédigé lors du cursus de formation en rédaction web chez FRW
Article relu par Malorie Deboni, tuteur de formation chez FRW
