Réussir une visioconférence : 3 étapes clés

Depuis l’arrivée de la pandémie de la COVID-19, vos rendez-vous Google Meet, Zoom, ou Skype fleurissent sur vos agendas électroniques ? Le temps des relations humaines à travers caméra est bien là ! Pour les habitués des relations virtuelles et les « digital nomads », le passage au meeting à distance s’est fait naturellement. En revanche, pour les novices de la communication éloignée qui souhaitent réussir une visioconférence, une mise au point s’impose. Bien communiquer à travers l’écran et savoir utiliser les technologies virtuelles sont des compétences requises pour vos futurs rendez-vous du web. Vous souhaitez impressionner vos interlocuteurs et vous préparer à réussir un entretien en visio ? Découvrez les 3 étapes indispensables.

1. Préparer son entretien virtuel à l’avance

« La chance ne sourit qu’aux esprits préparés. » Louis Pasteur

Aménager son bureau

Pour réussir un entretien en visio, privilégiez une pièce dédiée, où personne ne viendra déranger la séance en ligne. Le home office rime aussi avec enfants et animaux de compagnie à proximité. Un « maman j’ai faim » ou un « miaou » pourrait perturber l’entrevue virtuelle et déconcentrer tous les intervenants. Pensez simplement à anticiper la garde de vos bambins et de vos compagnons à quatre pattes. L’idéal est de rester seul et au calme pendant l’échange. Si vous ne disposez pas d’un endroit isolé à domicile ou sur votre lieu d’activité, il existe des solutions comme le coworking. Des espaces conçus pour les travailleurs en distanciel y sont prévus. Une fois le bureau choisi, veillez à le ranger, l’aérer et prévoyez l’essentiel à portée de main :

• un bloc-notes ;
• un stylo ;
• un grand verre d’eau ;
• un paquet de mouchoirs (en cas d’éternuement soudain !).

Afin d’être confortablement installé, équipez-vous d’une chaise ergonomique et ajustable. Votre caméra doit être à la bonne hauteur pour filmer votre visage en entier et le haut de votre buste. Pensez à l’arrière-plan : vue agréable et dégagée. L’interlocuteur verra une partie de la pièce, les photos personnelles ou posters d’ados sont à gommer de la scène !

Connaître les détails du rendez-vous à distance

La prise d’informations avant le jour J est tout aussi importante pour un entretien en vidéo que pour un rendez-vous physique. Afin de triompher lors d’un échange virtuel et de proposer une prestation de qualité, assurez-vous de détenir ces éléments :

• le nom du logiciel utilisé pour la visio ;
• le nombre de personnes conviées ;
• la durée de l’échange ;
• les éléments à apporter pour enrichir l’entretien.

➡️ L’organisation est la base de tout projet réussi, devenez un pro de l’anticipation avec la méthode GTD.

Tester les équipements informatiques

La qualité de l’entrevue virtuelle aura un impact sur son résultat. Votre équipement informatique se doit d’être performant et opérationnel.

Passez un appel test avec un ami et vérifiez :

• la caméra ;
• le casque audio ou les oreillettes Bluetooth ;
• la connexion internet (pour une meilleure qualité, optez pour un réseau filaire avec câble Ethernet).

L’organisateur du rendez-vous est tenu de communiquer le nom du logiciel qui sera utilisé. Si l’info n’est pas encore disponible, découvrez le service Google Meet pour vous entraîner et mettre à l’épreuve vos équipements.

⏩ Bien télétravailler, c’est aussi protéger ses données numériques.

2. Dégager une image professionnelle pour réussir un entretien en visio

Maîtriser son langage verbal et non verbal

Transmettre une image professionnelle à son interlocuteur, c’est réussir à coup sûr un entretien en visio. Pour atteindre cet objectif, c’est simple : soyez convaincant, empathique et performant à distance. Le tout en restant zen. Un jeu d’enfant ! À condition de respecter ces règles élémentaires :

• • rester naturel ;
  • garder le sourire (sans en faire trop !) ;
  • respecter le temps de parole de chacun ;
  •  appuyez sur le bouton « lever la main » pour intervenir ;
  • parler assez fort et distinctement ;
  • utiliser un langage professionnel et adapté.

Le langage non verbal est aussi important, de nombreuses informations sont véhiculées via notre gestuelle.

Adapter sa tenue

Pour vous sentir prêt à réussir votre entretien en vidéo, habillez-vous de manière professionnelle et en lien avec votre activité. Tout comme pour un entretien physique, veillez aussi à être à l’aise. Si vous travaillez à domicile, sachez que l’intégralité de la tenue doit être portée. Oui, même le bas ! Pensez qu’il est tout à fait possible que vous ayez besoin de vous lever pendant le meeting. Les vêtements de couleur noire ou blanche sont à éviter pour des raisons de lumière. De même concernant les motifs extravagants ou psychédéliques, ils sont à proscrire pour le bien-être visuel de votre interlocuteur.

En résumé, la tenue idéale pour un rendez-vous en visio est une tenue confortable, sobre et en adéquation avec votre métier.

3. Donner le meilleur de soi en visioconférence

Connaître son sujet

La vidéoconférence permet de dialoguer en temps réel à des milliers de kilomètres. Vous devez donc être prêt et réactif pour répondre en direct aux demandes de votre interlocuteur. Que ce soit pour trouver un prestataire idéal ou pour décrocher le contrat de l’année, une ligne de conduite : maîtriser son discours. La communication doit être fluide. Veillez à garder vos bonnes habitudes professionnelles.

Pour cela, pensez à :

• lister les grands points que vous souhaitez aborder ;
• réviser les dossiers en cours ;
• prévoir des questions pertinentes ;
• ouvrir un Google Doc  pour prendre des notes pendant l’appel.

Prendre du plaisir

« Don’t worry be happy », chantait Bob Marley.

Oui ! Soyez souriant et heureux de participer à cet échange face caméra. Le bonheur est contagieux, un rendez-vous mené avec bonne humeur et professionnalisme est la clé de la réussite à distance. N’oubliez pas que la personne en face est dans la même situation que vous. Si chaque intervenant met un point d’honneur à prendre plaisir, la communication sera agréable et facile.

D’après une étude d’Eurostat, publiée sur le site de l’Insee : en 2021, 64 % des personnes âgées de 16 à 74 ans ont utilisé internet pour communiquer en appels téléphoniques ou vidéo. Soit plus d’une personne sur deux pratique la communication en visio !

Les e-meetings ont de l’avenir et permettent aussi d’allier travail et voyage. L’aventure vous tente ? Devenez digital nomade sur une île paradisiaque.

Sources :

INSEE

Google Workspace

Anne-Sophie Laurence, pour e-Writers

Article rédigé lors du cursus de formation en rédaction web chez FRW.

Article relu par Agathe, tutrice de formation chez FRW.